Administrator, Committees and Networks - term position until June 2025

Job Title: Administrator, Committees and Networks - term position until June 2025

Location: Remote within Canada

Department: Governance

Reports To: Manager, Education

Starting Salary range: Range: $45,474.66 - $60,517.16 (grade 3)

Job Information

Come join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!

Job Summary:

As a vital member of the Governance team, the Administrator Committees and Networks is an active role in a range of national-scale AFMC initiatives. This position provides administrative functions as part of the larger Governance Team and supports the Committees and Networks that include external stakeholders, partners and committee volunteers. The incumbent is a detail-oriented and proactive individual with strong organizational skills, excellent communication abilities, and the capacity to manage multiple tasks efficiently to ensure the smooth functioning of all social accountability related activities.

Role Responsibilities:

• Support the ongoing advancement and evaluation of the AFMC Strategic Plan actions.


• Collaborate and work as part of a cohesive team in ensuring effective communication and engagement.


• Coordinate all aspects of committee and network meetings, including scheduling, agenda preparation, meeting logistics, document distribution, briefing notes, minutes and follow-up on action items etc., ensuring accuracy, completeness and timeliness.


• Support the advancement of ad-hoc projects aligned with the AFMC’s mandate.


• Accurately document committee and network decisions, discussions, and action items.


• Assist in the collection, development, editing and proofreading of materials required for various meetings.


• Maintain organized records of committee & network activities, including membership lists, meeting schedules, and documents.


• Serve as a point of contact for committee and network members, addressing inquiries, providing information, and facilitating communication.


• Assist in the development and implementation of committee and network related policies, procedures, guidelines and work plans.


• Maintain committee and network archival records, contact management, and website elements.


• Willing to travel occasionally and work flexible hours to meet deadlines, as required.


• Provide overall support and resources for all Committee and Network Assistants including facilitating the review of and updating all committee and network terms of reference and workplans annually, ensure the review and maintenance of Committee and Network Policies and Procedures.


• Coordinate and support the biannual meetings of the Chairs of the Committees and Networks.


• Coordinate the Committee and Network meeting formats and structures at the International Congress on Academic Medicine (ICAM).


• Other duties as assigned.

Direct Reports:

• None.

What you’ll need to be successful in the role (essential qualifications):

• Post-secondary certificate or degree in administration or a related field OR equivalent experience;


• 2-3 years experience in an administrative support role;


• Ability to collaborate and work closely with others, fostering teamwork to achieve shared goals;


• Experience coordinating small to large meetings, including supporting agenda development and minuting;


• Advanced knowledge of various software programs, such as Zoom/MS Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.;


• Experience communicating information and speaking and writing effectively;


• Ability to read, analyze, and interpret complex documents;


• Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries, resolving routine questions and problems and referring more complex issues as appropriate;


• Excellent communication, interpersonal, and organizational skills;


• Strong proofreading skills;


• Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism;


• Positive attitude and strong work ethic;


• Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests;


• Functions effectively in a team setting and builds collaborative cross-functional relationships;


• Effective time management skills;


• Attention to detail and ability to learn quickly;


• Bilingual (English and French) oral, written and reading comprehension skills (Essential); and


• Commitment to professional development.

Nice to have, but we’ll also help you get there:

• Experience in non-profit and/or health/health research sector.

Core competencies of all AFMC team members (essential):

• Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders.


• Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports.


• Displays strong comprehension of instructions and work assignments.


• Exhibits effective communication skills.


• Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner.


• Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision.


• Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines.


• Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately.


• Proactively responds to emerging tasks and/or issues.


• Manages conflict professionally and addresses it appropriately.


• Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player.


• Ability to work effectively in a virtual environment, including active participation with cameras-on during interactions.


• Commits to continuous learning about Equity, Diversity, Inclusion and Belonging (EDIB) and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities:

• Extended periods of sitting, often at a computer workstation.


• Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact hr@afmc.ca. We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we’d like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period: Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot!) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment: You’ll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it’s like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn’t take longer than an hour to complete).

Technical Interview: This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion: Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One: This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References: Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).

Applications will be accepted until the position is filled. First round of interviews will take place the week of October 7th. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

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Titre du poste : Administrateur/Administratrice, Comités et Réseaux - Poste à durée déterminée jusqu'en juin 2025

Lieu : À distance de partout au Canada

Service : Gouvernance

Supérieur(e) hiérarchique : Gestionnaire, Éducation

Échelle salariale de départ : De 45,474.66 $ à 60,517.16 $ (Niveau 3)

Renseignements sur le poste

Joignez-vous à l'équipe de l'AFMC, où les innovations en matière d'éducation médicale se conjuguent à un environnement de travail souple et stimulant! En tant qu'équipe, nous sommes profondément attachés à un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'intégrité est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'équité est au cœur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail à distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise également l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une semaine de travail de 35 heures et à des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-être nous tient à cœur. Grâce à notre programme de retraite à prestations déterminées du HOOPP, vous êtes sur la bonne voie pour assurer votre sécurité financière à la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualité de vie!

Sommaire du poste

En tant que membre essentiel de l'équipe de gouvernance, l'administrateur/l'administratrice des comités et réseaux joue un rôle actif dans une gamme d'initiatives de l'AFMC à l'échelle nationale. Ce poste assure des fonctions administratives au sein de l'équipe de gouvernance élargie et soutient les comités et réseaux qui incluent des parties prenantes externes, des partenaires et des bénévoles des comités. Le/la titulaire du poste est une personne proactive et attentive aux détails, dotée de solides compétences organisationnelles, d'excellentes capacités de communication et capable de gérer plusieurs tâches efficacement afin d'assurer le bon déroulement de toutes les activités liées à la responsabilité sociale.

Responsabilités

• Soutenir l'avancement et l'évaluation continue des actions du plan stratégique de l'AFMC.


• Collaborer et travailler au sein d'une équipe cohésive pour assurer une communication et un engagement efficaces.


• Coordonner tous les aspects des réunions des comités et réseaux, y compris la planification, la préparation des ordres du jour, la logistique des réunions, la distribution des documents, les notes d'information, les procès-verbaux et le suivi des éléments d'action, en veillant à l'exactitude, à l'exhaustivité et à la rapidité.


• Soutenir l'avancement de projets ad hoc alignés avec le mandat de l'AFMC.


• Documenter avec précision les décisions, discussions et éléments d'action des comités et réseaux.


• Aider à la collecte, au développement, à l'édition et à la relecture des documents nécessaires pour diverses réunions.


• Maintenir des dossiers organisés des activités des comités et réseaux, y compris les listes de membres, les calendriers de réunions et les documents.


• Servir de point de contact pour les membres des comités et réseaux, répondre aux questions, fournir des informations et faciliter la communication.


• Aider au développement et à la mise en œuvre des politiques, procédures, directives et plans de travail liés aux comités et réseaux.


• Maintenir les archives des comités et réseaux, la gestion des contacts et les éléments du site web.


• Être prêt(e) à voyager occasionnellement et à travailler des heures flexibles pour respecter les délais, selon les besoins.


• Fournir un soutien global et des ressources pour tous les assistants des comités et réseaux, y compris faciliter la révision et la mise à jour annuelle des termes de référence et des plans de travail de tous les comités et réseaux, et veiller à la révision et à la maintenance des politiques et procédures des comités et réseaux.


• Coordonner et soutenir les réunions semestrielles des présidents des comités et réseaux.


• Coordonner les formats et structures des réunions des comités et réseaux lors du Congrès international de médecine universitaire (CIMU).


• Autres tâches assignées.

Subordonnés directs

• Aucun

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce poste (qualifications essentielles)

• Certificat ou diplôme postsecondaire en administration ou dans un domaine connexe OU expérience équivalente ;


• 2 à 3 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif ;


• Capacité à collaborer et à travailler en étroite coopération avec les autres, favorisant le travail d'équipe pour atteindre des objectifs communs ;


• Expérience dans la coordination de réunions de petite à grande envergure, y compris le soutien au développement de l'ordre du jour et la rédaction des procès-verbaux ;


• Connaissance avancée de divers logiciels, tels que Zoom/MS Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc. ;


• Expérience dans la communication d'informations et l'expression orale et écrite efficace ;


• Capacité à lire, analyser et interpréter des documents complexes ;


• Capacité à répondre efficacement aux demandes les plus sensibles, à résoudre les questions et problèmes de routine, et à référer les questions plus complexes, le cas échéant ;


• Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et organisation ;


• Excellentes compétences en correction d'épreuves ;


• Fort sens de la diplomatie, de la maturité et du professionnalisme ;


• Attitude positive et éthique de travail solide ;


• Flexibilité et capacité à gérer plusieurs demandes concurrentes ;


• Fonctionne efficacement dans un environnement d'équipe et établit des relations collaboratives interfonctionnelles ;


• Compétences efficaces en gestion du temps ;


• Attention aux détails et capacité à apprendre rapidement ;


• Compétences bilingues (anglais et français) en expression orale, écrite et compréhension de lecture (essentiel) ;


• Engagement envers le développement professional.

Un atout, mais nous vous aiderons aussi à y parvenir

• Expérience dans le secteur des organisations à but non lucratif et/ou dans le secteur de la santé/recherche en santé.

Compétences de base de tous les membres de l’équipe de l’AFMC (essentielles) :

• Représente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusion, respect, confiance) auprès des intervenants internes et externes.


• Planifie, organise et hiérarchise la charge de travail pour lui-même/elle-même ou pour ses subordonnés directs.


• Fait preuve d'une grande compréhension des instructions et des tâches qui lui sont confiées.


• Fait preuve d'une bonne capacité de communication.


• On peut lui faire confiance pour mener à bien des tâches avec un minimum de suivi et dans des délais raisonnables.


• Travaille en coopération avec ses supérieurs ou au sein d'une équipe ; dans le cas des directeurs, fait preuve d'une supervision efficace de l'équipe.


• Veille au respect des politiques, procédures et lignes directrices de l'organisation.


• Applique la pensée critique à la résolution des problèmes, en faisant remonter les problèmes de manière appropriée.


• Réagit de manière proactive aux nouvelles tâches et/ou aux nouveaux problèmes.


• Gère les conflits de manière professionnelle et les aborde de manière appropriée.


• Contribuer positivement à l'équipe et à l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et d'un esprit d'équipe.


• Participe activement avec caméra allumée pendant les interactions.


• S'engage à se former continuellement sur les questions d’équité, diversité, inclusion et appartenance (EDIA) et adhère aux politiques et principes de l'EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilités, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilité pour travailler dans différents environnements, y compris dans un bureau à domicile, voyager occasionnellement et participer à des réunions en personne. En raison de ces exigences, l'employé(e) sera généralement amené(e) à exercer les activités suivantes :

• De longues périodes en position assise, souvent à un poste de travail informatique.


• Flexibilité des horaires de travail, y compris la possibilité d'effectuer des heures supplémentaires occasionnelles, afin de respecter les délais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires différents ou lors de déplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modélisant des comportements inclusifs et en gérant les préjugés de manière proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifiés à postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapées, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisées, les Autochtones, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Nous proposons également des aménagements à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec hr@afmc.ca. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Prochaines étapes :

Conformément à notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous présenter les prochaines étapes de notre processus de recrutement.

Période de présélection : Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Évaluation à faire à domicile : Vous aurez l'occasion de mettre vos compétences à l'épreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un aperçu du travail. (L'évaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique : Cette étape comprend une réunion virtuelle dirigée par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'évaluer vos capacités techniques ainsi que l'étendue et la diversité de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'à 45 minutes)

Discussion sur les valeurs : Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforçons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les vôtres sont compatibles. (Jusqu'à 30 minutes)

Entretien individuel facultatif : Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'équipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider à prendre sa décision. Pensez à un rendez-vous amical autour d'un café, sans le stress de la caféine. (Jusqu'à 20 minutes)

Références : Enfin, c'est l'étape finale. Nous vérifions les références pour valider notre compatibilité. (Notre objectif est de réaliser cette étape dans un délai de 5 jours ouvrables).

Les candidatures seront acceptées jusqu'à ce que le poste soit pourvu. La première série d'entretiens aura lieu la semaine du 7 octobre. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.